രാജ്യത്തെ വിദ്യാലയങ്ങളിലെ എല്ലാ കുട്ടികളുടെയും കുടുംബ, ആരോഗ്യ, വിദ്യാഭ്യാസ മേഖലകളിലെ വിവരങ്ങള്‍ ഉള്‍ക്കൊള്ളിച്ച് Student Data Management Information System (SDMIS) എന്ന കേന്ദ്രാവിഷ്കൃത പദ്ധതി നിലവില്‍ വരുന്നു, ഇതിന്റെ ഭാഗമായുള്ള വിവരശേഖരണം October 15നകം പൂര്‍ത്തീകരിക്കണമെന്ന് BRCകള്‍ വിദ്യാലയങ്ങള്‍ക്ക് നിര്‍ദ്ദേശം നല്‍കിയിട്ടുണ്ട്. ഓരോ കുട്ടിയുമായും ബന്ധപ്പെട്ട മുപ്പത്തിയഞ്ചിലധികം വിവരങ്ങളാണ് ഇതിനായി നല്‍കുന്ന ചോദ്യാവലിയില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തേണ്ടത്. ഇതിനുള്ള Format ചുവടെ നല്‍കുന്നു. ഇവയില്‍ 18 ഫീല്‍ഡുകള്‍ സമ്പൂര്‍ണ്ണയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ഉള്‍പ്പെടുത്താവുന്നവയാണ്. ഓരോ ക്ലാസ് അധ്യാപകനെയും സംബന്ധിച്ച് അതിദുഷ്കരമായ പ്രവര്‍ത്തനം വളരെ എളുപ്പത്തില്‍ പൂര്‍ത്തിയാക്കുന്നതിന് ഒരു ലളിതമായ മാര്‍ഗം ഇവിടെ വിശദീകരിക്കാം. പത്താം ക്ലാസ് പാഠപുസ്തകത്തിലെ രണ്ടാം അധ്യായത്തിലെ മെയില്‍ മെര്‍ജിന്റെ സഹായത്തോടെ സമ്പൂര്‍ണ്ണയിലെ വിവരങ്ങള്‍ ഇതില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു. ശേഷിക്കുന്നവയില്‍ അഞ്ചോ ആറോ ഫീല്‍ഡുകള്‍ മാത്രമാണ് അധ്യാപര്‍ പൂരിപ്പിക്കേണ്ടി വരിക. ഇതോടൊപ്പം ചേര്‍ത്തിരിക്കുന്ന മാതൃകയില്‍ ഒരു ഷീറ്റില്‍ 8 കുട്ടികളുടെ വിവരങ്ങള്‍ ചേര്‍ക്കത്തക്കവിധത്തിലാണ് നല്‍കിയിരിക്കുന്നത്. A4 പേപ്പറില്‍ തയ്യാറാക്കുന്ന സൗകര്യത്തിന് ഒരു ഷീറ്റില്‍ രണ്ട് കുട്ടികളുടെ വിശദാംശങ്ങള്‍ തയ്യാറാക്കുന്ന വിധമാണ് ഇവിടെ വിശദീകരിക്കുന്നത്. ആദ്യമായി വേണ്ടത് വേര്‍ഡ്പ്രോസസറില്‍ തയ്യാറാക്കിയ ഡേറ്റാഷീറ്റിന്റെ മാതൃക ചുവടെ നല്‍കിയത് SDMIS എന്ന പേരില്‍ ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത് കമ്പ്യൂട്ടറില്‍ സേവ് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് സമ്പൂര്‍ണ്ണയില്‍ നിന്നും കുട്ടികളുടെ വിവരങ്ങള്‍ ഉള്‍പ്പെട്ട ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ഫയല്‍ SDMIS Data എന്ന പേരില്‍ തയ്യാറാക്കി സേവ് ചെയുക. ഈ റിപ്പോര്‍ട്ടില്‍ UID, Full Name, Father Full Name, Mother Full Name, Date of Birth, Gender, Category, Religion, Grama Panchayath,Admission Date, Admission Number, APL, Class, Instruction Medium, Account Number, IFSC Code, Phone Number/Mobile Number എന്നീ ക്രമത്തില്‍ 18 Fieldകളാണ് റിപ്പോര്‍ട്ടില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തേണ്ടത്. ഇത്തരത്തില്‍ റിപ്പോര്‍ട്ട് തയ്യാറാക്കുന്ന
വിധം മുമ്പ് വിശദീകരിച്ചിരുന്നത് ശ്രദ്ധിക്കുമല്ലോ. ഈ റിപ്പോര്‍ട്ടിനെ ods രൂപത്തില്‍ സേവ് ചെയ്തതിന് ശേഷം ചില ഫീല്‍ഡുകളിലെ വിവരങ്ങളെ റിപ്പോര്‍ട്ടിനനുസരിച്ച് കോഡുകളാക്കാം. ഉദാഹരണത്തിന് Gender എന്ന കോളത്തിലെ M/F എന്നതിനെ യഥാക്രമം 1/2 എന്നാക്കണം. ഇതിനായി ആ കോളം സെലക്ട് ചെയ്ത് Edit -> Find&Replace (അല്ലെങ്കില്‍ Ctrl+H) എന്ന് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍ കിട്ടുന്ന ബോക്സിലെ Search For എന്ന ചതുരത്തില്‍ M എന്നും Replace with എന്നതില്‍ 1 എന്നും നല്‍കി Replace All എന്ന ബട്ടണമര്‍ത്തിയാല്‍ M എന്നതെല്ലാം 1 എന്നായി മാറിയിട്ടുണ്ടാവും. വീണ്ടുമൊരിക്കല്‍ കൂടി ഇതേ കോളം സെലക്ട് ചെയ്ത് Search For എന്ന ചതുരത്തില്‍ F എന്നും Replace with എന്നതില്‍ 2 എന്നും നല്‍കി Replace All നല്‍കുന്നതോടെ F എന്നതെല്ലാം 2 എന്നും മാറിയിട്ടുണ്ടാവും. തുടര്‍ന്ന് Category എന്നതിലും ഇതേപോലെ General എന്നതിനെ 1, SC = 2, ST=3 OBC=4 എന്നിങ്ങനെ മാറ്റുക. APL എന്ന കോളത്തില്‍ true എന്നതിനെ 2 എന്നും false എന്നതിനെ 1 എന്നുമാക്കി മാറ്റുക. ഇതേപോലെ കോഡുകളാക്കേണ്ട ഫീല്‍ഡുകളെ അതിനനുസരിച്ച് മാറ്റുക. ഇപ്പോള്‍ കിട്ടയ പട്ടികയെ ക്ലാസ് അടിസ്ഥാനത്തില്‍ Sort ചെയ്യുന്നതിനായി പട്ടിക സെലക്ട് ചെയ്ത് Data -> Sort നല്‍കുമ്പോള്‍ ലഭിക്കുന്ന ബോക്സിലെ Search Criterion എന്നതില്‍ ക്ലാസ് നല്‍കുക. ഈ റിപ്പോര്‍ട്ടിലെ വിവരങ്ങളെ ആദ്യം തയ്യാറാക്കിയ വേര്‍ഡ് ഫയലില്‍ മെയില്‍ മെര്‍ജ് സങ്കേതമുപയോഗിച്ച് ചേര്‍ത്താല്‍ നമ്മുടെ റിപ്പോര്‍ട്ട് ലഭിക്കും.
വിധം മുമ്പ് വിശദീകരിച്ചിരുന്നത് ശ്രദ്ധിക്കുമല്ലോ. ഈ റിപ്പോര്‍ട്ടിനെ ods രൂപത്തില്‍ സേവ് ചെയ്തതിന് ശേഷം ചില ഫീല്‍ഡുകളിലെ വിവരങ്ങളെ റിപ്പോര്‍ട്ടിനനുസരിച്ച് കോഡുകളാക്കാം. ഉദാഹരണത്തിന് Gender എന്ന കോളത്തിലെ M/F എന്നതിനെ യഥാക്രമം 1/2 എന്നാക്കണം. ഇതിനായി ആ കോളം സെലക്ട് ചെയ്ത് Edit -> Find&Replace (അല്ലെങ്കില്‍ Ctrl+H) എന്ന് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍ കിട്ടുന്ന ബോക്സിലെ Search For എന്ന ചതുരത്തില്‍ M എന്നും Replace with എന്നതില്‍ 1 എന്നും നല്‍കി Replace All എന്ന ബട്ടണമര്‍ത്തിയാല്‍ M എന്നതെല്ലാം 1 എന്നായി മാറിയിട്ടുണ്ടാവും. വീണ്ടുമൊരിക്കല്‍ കൂടി ഇതേ കോളം സെലക്ട് ചെയ്ത് Search For എന്ന ചതുരത്തില്‍ F എന്നും Replace with എന്നതില്‍ 2 എന്നും നല്‍കി Replace All നല്‍കുന്നതോടെ F എന്നതെല്ലാം 2 എന്നും മാറിയിട്ടുണ്ടാവും. തുടര്‍ന്ന് Category എന്നതിലും ഇതേപോലെ General എന്നതിനെ 1, SC = 2, ST=3 OBC=4 എന്നിങ്ങനെ മാറ്റുക. APL എന്ന കോളത്തില്‍ true എന്നതിനെ 2 എന്നും false എന്നതിനെ 1 എന്നുമാക്കി മാറ്റുക. ഇതേപോലെ കോഡുകളാക്കേണ്ട ഫീല്‍ഡുകളെ അതിനനുസരിച്ച് മാറ്റുക. ഇപ്പോള്‍ കിട്ടയ പട്ടികയെ ക്ലാസ് അടിസ്ഥാനത്തില്‍ Sort ചെയ്യുന്നതിനായി പട്ടിക സെലക്ട് ചെയ്ത് Data -> Sort നല്‍കുമ്പോള്‍ ലഭിക്കുന്ന ബോക്സിലെ Search Criterion എന്നതില്‍ ക്ലാസ് നല്‍കുക. ഈ റിപ്പോര്‍ട്ടിലെ വിവരങ്ങളെ ആദ്യം തയ്യാറാക്കിയ വേര്‍ഡ് ഫയലില്‍ മെയില്‍ മെര്‍ജ് സങ്കേതമുപയോഗിച്ച് ചേര്‍ത്താല്‍ നമ്മുടെ റിപ്പോര്‍ട്ട് ലഭിക്കും.
- ഇതിനായി SDMIS എന്ന വേര്‍ഡ് ഫയലിനെ തുറന്ന് Insert -> Fields-> More Fields എന്ന ക്രമത്തില്‍ പ്രവര്‍ത്തിപ്പിക്കുക.
- ലഭിക്കുന്ന ജാലകത്തിലെ Database എന്ന ടാബിലെ Mail Merge fields എന്ന ക്രമത്തില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് Browse ഓപ്ഷന്‍ ഉപയോഗിച്ച് മുമ്പ് സേവ് ചെയ്ത് തയ്യാറാക്കി വെച്ച SDMIS Data എന്ന ഫയല്‍ തിരങ്ങെടുക്കുക
- വലത് വശത്തെ Database Selection എന്ന ചതുരത്തില്‍ നിന്നും നമ്മുടെ ഫയലിന്റെ ഇടത് വശത്തെ ത്രികോണത്തില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുന്നതോടെ ഇതിലെ എല്ലാ കോളങ്ങളുടെയും ഹെഡിങ്ങുകള്‍ കാണാല്‍ കഴിയും
- വേര്‍ഡ് ഫലയിലെ ഓരോ കോളത്തിനും നേരെയുള്ള ചതുരത്തില്‍ മൗസ് എത്തിച്ച് Database Selection എന്നതിന് താഴെയുള്ള ഹെഡിങ്ങില്‍ Double Click ചെയ്താല്‍ ആ ചതുരത്തിനുള്ളില്‍ കോളം ഹെഡിങ്ങ് കാണാം. ഇത്തരത്തില്‍ ഓരോ കോളത്തിലും അതത് ഹെഡിങ്ങുകളുള്‍പ്പെടുത്തുക.
- തുടര്‍ന്ന് രണ്ടാമത്തെ കുട്ടിയുടെ വിവരങ്ങള്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നതിനായി student 2 എന്ന പട്ടികയിലെ ആധാര്‍ നമ്പര്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്താനുള്ള കോളത്തില്‍ മൗസ് എത്തിച്ചതിന് ശേഷം Mailmerge Fields എന്നതിന് താഴെയുള്ള Next Record എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്തതിന് ശേഷം നേരത്തെ ചെയ്ത പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ ആവര്‍ത്തിക്കുക.
- ഇല്ലരത്തില്‍ ആ കുട്ടിയുടെ വിവരങ്ങള്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയതിന് ശേഷം File -> Print ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. തുറന്ന് വരുന്ന ജാലകത്തിലെ Printer എന്നതിന് പകരം File എന്ന് തിരഞ്ഞെടുത്ത് തൊട്ട് താഴെ Single Document എന്ന ഓപ്ഷനും സെലക്ട് ചെയ്തതിന് ശേഷം Open ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുന്നതോടെ സേവ് ചെയ്യേണ്ട ലൊക്കേഷനും Filename ഇവ ആവശ്യപ്പെടും. ഇവ നല്‍കിയാല്‍ കുറച്ച് സമയത്തിനുള്ളില്‍ ഇവ സേവ് ചെയ്യപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടാവും.
- ഇതിന്റെ പ്രിന്റൗട്ടില്‍ വളരെ കുറച്ച് വിവരങ്ങള്‍ കൂടി കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കേണ്ട ആവശ്യമേയുള്ളു
Click here for the Data Capture Format for Instructions and Codes
Click Here for the SDMIS form for Data Entry(Save this File to Computer)
Click Here for CLASS 10 IT Text Book( For Mail merge steps . Refer Page 27 to 30)
സമ്പൂര്‍ണ്ണയില്‍ നിന്നും റിപ്പോര്‍ട്ട് തയ്യാറാക്കുന്ന വിധം വിശദീകരിച്ച് മുമ്പ് പ്രസിദ്ധീകരിച്ച പോസ്റ്റ് ഇവിടെ